Cuando una empresa o administración realiza un evento, siempre debe pensar en sacar la mayor rentabilidad al mismo, tanto a nivel de comunicación como a nivel de imagen de marca. Pensar en una buena gestión de la comunicación en redes sociales es esencial.
En el ámbito local tenemos dos eventos que nada le tienen que envidiar a otros de carácter nacional, y por supuesto, el uso que hacen de las redes sociales es tremendamente efectivo. Estamos hablando, por un lado, de Tecnológica Santa Cruz que congregó in situ a mas de 400 personas y a miles de usuarios en redes que convirtieron el evento en Trending Topic. Y por el otro a la TenerifeLanParty que se celebra estos días y cuya actividad en redes es tremenda desde hace meses con el hashtag #TLP2K13 y en la que se esta celebrando el campeonato de League of Legends que pueden seguir bajo el hashtag #LCSTenerife.
Ambos son ejemplos de una labor bien hecha y planificada y con mucho mérito en tiempos de crisis.
Con esto, tenemos claro que las redes sociales pueden ayudar a difundir los eventos, independientemente de su tamaño, traspasando las barreras físicas del recinto donde se realice y además ayudando y promoviendo la interacción entre los asistentes y los ponentes.
Para planificar un evento en redes lo ideal es comenzar con una estrategia que comprenda tres parámetros temporales muy bien definidos: Antes del evento, Durante el Evento y Después del Evento. Esta diferenciación nos permitirá tener un mayor control sobre lo que hacemos y la recogida de analíticas de estos tres etapas por separado nos permitirán realizar estadísticas comparadas de gran utilidad.
Antes del Evento.
Damos por sentado que ya se tiene pensado el lugar, el equipo que organizará el evento, que el recinto tendrá una wifi potente (esto es muy importante, sin conexión a internet no hay generación de contenido por parte de los asistentes) y el presupuesto.
Conforme a la temática del evento debemos identificar cual es nuestro público objetivo, las personas o empresas a las que nos vamos a dirigir. No es el mismo público aquel que irá a un evento de moda, joyería o belleza, que el que irá a un evento relacionado con el mundo del motor, o el marketing.
Cuando tengamos definido este parámetro podremos elegir qué redes sociales son las mejores para difundir y comunicar. Incluso valoraremos qué esfuerzo hacer en cada una de ellas, respondiendo a los datos que tengamos sobre el público objetivo. Por ejemplo, si nuestro evento tiene como público objetivo adultos de más de 35 años aficionados a la jardinería, podríamos decir sin temor a equivocarnos que Tuenti no será nuestro punto fuerte.
Todo dependerá del target al que te diriges, y a cómo ese target interactúa.
Las principales redes a utilizar serán Facebook, Twitter, Google+ y sin olvidar Instagram, que se esta convirtiendo en una importante herramienta de difusión e interacción con y entre usuarios.
Nuestro trabajo previo en redes deberá contemplar la definición de un hashtag o palabra clave en la que se encuadre la comunicación del evento y que nos sirva para crear expectación previa al evento.
¿Cómo creamos esta expectación? Hay que presentar el evento de manear original, a través de diferentes medios. Desde newsletter a nuestra bases de datos, una nota de prensa a medios de comunicación, un evento de facebook, campañas de publicidad en Google, Facebook o Twitter, la organización de sorteo de entradas…
Debemos tener claro que, tanto la imagen gráfica del evento, como los textos que acompañen como el hashtag elegido, las ID de twitter y facebook, deberán estar presentes en todo momento en la comunicación.
Y no debemos olvidar, junto con el nombre y la biografía de los ponentes si tuviéramos, sus ID’s de twitter para que los posibles asistentes se hagan una idea de quienes son y puedan interactuar previamente al evento.
Otro de los aspectos que debemos tener definidos es saber si habrá retransmisión del evento en streaming, en directo del que hablaremos en breve.
Y llega el día del evento
El evento comienza y debemos tener nuestro ojo en varios aspectos a controlar. Por un lado los asistentes deben estar en todo momento informados de que sucede: Que ponente habla y sobre que, su ID de twitter, la de su empresa si se da el caso y como no, el hashtag del evento.
De manera paralela es conveniente compartir los mejores momentos del evento en redes sociales e invitar a los asistentes a hacer lo mismo. Para esto es ideal la fórmula Instagram/Twitter para hacer uso del potencial de las fotografía y de la incesante actividad de los usuarios de estas redes. Ambas se rigen por ID’s de la misma estructura (@señortal) y por hashtags o palabras claves #evento de manera que, podremos compartir una fotografía en Instagram al mismo tiempo que en twitter y el ID (si es el mismo) y el hashtag serán absolutamente válido para ambas.
Otra herramienta que nos puede resultar muy útil es la retrasmisión en streaming por internet del evento. Esto es que mediante una dirección web que habremos comunicado y publicitado en redes, la gente, desde sus ordenadores, podrá ver y escuchar el evento desde casa. Una solución apta para todos los públicos sería Ustream.
Durante el evento es casi seguro que no podremos estar al 100% con todos y cada uno de los aspectos del mismo. Para que esto no resienta la cadencia de comunicación en redes sociales es recomendable programar mensajes en Facebook y en Twitter conforme al guión del evento en sí. Es decir, si sabemos que el conferenciante “Señor Tal, director del Hotel Cual” va a hablar de turismo a las 11:30, sobre esa hora podemos programar una publicación presentándolo o haciendo mención a alguna frase suya. Esto se puede hacer desde la página de empresa de Facebook o con una herramienta llamada Hootsuite.
Todo lo que hagamos debe estar orientado a la participación con los asistentes y los que sigan el evento en redes. Para este tipo de cosas hay múltiples fórmulas que no fallan: Fotocall en al entrada del evento dejando claro a los asistentes que podrán verse luego en redes, sorteos a la mejor fotografía en Instagram con el hashtag del evento, votar por los ponentes, ronda de preguntas a los ponentes… hay mil fórmulas y el límite lo pondrá la imaginación.
Debemos monitorizar el hashtag utilizado para ver que se esta diciendo del evento, reconducir la información, proponer conversación a los asistentes y promover que el evento pueda seguirse de manera clara y ágil en redes mediante el hashtag.
El post evento
Es el momento de hacer un resumen de lo que ha pasado y compartirlo. Por ejemplo podremos hacer un álbum de fotos recopilatorio con las fotos del evento, otro con el Fotocall, videos del evento en Youtube…. e informar a los asistentes al evento, primero en redes sociales e inmediatamente mediante correo electrónico (se supone que lo tenemos con la confirmación de sus asistencia) de que pueden verlas tanto en nuestro Facebook, como en el post que hemos redactado en el blog de nuestra página de empresa .
Debemos agradecer a los asistentes, participantes y patrocinadores su labor en redes durante el evento, tanto en los tuits que hagamos, como en facebook y como no, en el post resumen de nuestro blog de empresa.
Tras esto, nos queda recoger los datos estadísticos que nos ofrecen cada plataforma y crear un informe de redes en el que distingamos el antes del evento, el evento en sí mismo y el post evento. Así lograremos monitorizar como el evento ha influido en nuestra presencia en redes.
Debemos tener claro una cosa y no es otra que asumir que el usuario/asistente al evento tiene voz y se hará oír mucho y bien. Si se producen quejas o comentarios críticos durante estas tres etapas de un evento en redes, debemos atenderlas como si de un servicio de atención al cliente se tratase.